Datenschutzhinweis zum Bewerbungsformular der eco media days 2026

Information nach Art. 13 DSGVO · Stand: 23. August 2026

Kurz vorab

Wenn du dich für die eco media days bewirbst, brauchen wir ein paar Angaben von dir: um dich auswählen und benachrichtigen zu können, um dir ein Bett und Essen zu organisieren und um deine Fahrt zu buchen. Hier steht, was wir mit diesen Daten machen, wer sie bekommt, wie lange wir sie behalten und welche Rechte du hast.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist:

Junge Presse e.V.
Frankenstraße 185
45134 Essen
Eingetragen beim Amtsgericht Essen unter VR 4799
Vertreten durch den Vorstand: Florian Sandmann, Leonie Urbanczyk, Johannes Alexander Klug

Für alles, was mit Datenschutz zu tun hat – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Widerruf – schreibst du am besten direkt an datenschutz@junge-presse.de.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Der Verein ist dazu nicht verpflichtet, weil bei uns nicht ständig mindestens zwanzig Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Bewerbungsformular fragen wir ab:

Vor- und Nachname	Identifikation, Namensschild, Teilnahmeliste
Geburtsdatum	Altersgrenzen 16 bis 27 Jahre, Feststellung der Minderjährigkeit
Anschrift	Vertragsabwicklung, Versand von Unterlagen
E-Mail-Adresse	gesamte Kommunikation, Bestätigung der Bewerbung
Telefonnummer	Erreichbarkeit während der Veranstaltung, kurzfristige Änderungen
Pronomen (freiwillig)	respektvolle Ansprache vor Ort und in der Kommunikation
Lebensphase (Schule, Ausbildung, Studium, Freiwilligendienst, berufstätig oder gerade dazwischen)	Zusammensetzung der Gruppe, Zuschnitt des Programms, Auswertung gegenüber Fördergebern
Motivationstext	Auswahl der Bewerbungen
Angaben zur Anreise: Bahnticket ja oder nein, Bahnhof für Hin- und Rückfahrt, Deutschlandticket, BahnCard, Hinweise zur An- und Abreise	Buchung und Abrechnung der Fahrt
Schlafplatz ja oder nein	Belegung der Unterkunft
Ernährungsweise und weitere Bedarfe	Verpflegung
Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente (freiwillig)	Verpflegung und Sicherheit vor Ort
Notfallkontakt: Name, Beziehung zu dir, Telefonnummer	Erreichbarkeit im Notfall
Woher du die eco media days kennst, samt freiem Zusatzfeld (freiwillig)	Auswertung, wie wir Menschen erreichen; Planung der Öffentlichkeitsarbeit
Einwilligungen zu Fotos und Videos (freiwillig)	Öffentlichkeitsarbeit und Projektdokumentation

Nur bei der Bewerbung für das Team kommen hinzu: deine Kompetenzen und Einsatzwünsche, Erfahrung damit, an welchen Tagen du kannst und Hinweise dazu, Erfahrung mit Jugendgruppen, Juleica, Führerschein, eigene Ausrüstung sowie die freiwillige Angabe, ob wir dich in die WhatsApp-Community für Teamende aufnehmen sollen.

Nur bei minderjährigen Bewerbungen kommen hinzu: Name und E-Mail-Adresse der erziehungsberechtigten Person, deren Einwilligung sowie deren Festlegung, ob und wie das Gelände in der Freizeit verlassen werden darf.

Später im Verlauf, wenn du eine Zusage hast: deine Programmwahl, Belege und Bankverbindung für die Erstattung von Fahrten im Nahverkehr.

Technisch beim Absenden des Formulars: Zeitpunkt und IP-Adresse, um deine Einwilligungen und die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten und Medikamenten sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Diese Angaben sind freiwillig. Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, ausschließlich zur Durchführung der Veranstaltung, und geben sie nur an die Stellen weiter, die sie brauchen – die Küche der Unterkunft und im Notfall die Ersthelfenden. Sie werden spätestens vier Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht.

Auch die Angabe des Pronomens ist freiwillig. Sie kann Rückschlüsse auf die Geschlechtsidentität zulassen und wird ausschließlich für die persönliche Ansprache verwendet.

3. Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Bearbeitung deiner Bewerbung, Auswahl, Zu- oder Absage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen
Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und Nachweis der Einwilligungen	Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO, Nachweispflicht und berechtigtes Interesse am Schutz vor Fremdanmeldungen
Durchführung der Veranstaltung: Unterkunft, Verpflegung, Programm, Teilnahmeliste, Namensschilder	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Einholung und Dokumentation der Einwilligung Erziehungsberechtigter	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, Art. 8 DSGVO
Buchung und Erstattung von Fahrten, Buchhaltung, Verwendungsnachweis gegenüber Fördergebern	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und den Zuwendungsbedingungen
Angaben zu Gesundheit und Ernährung	Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, ausdrückliche Einwilligung
Veröffentlichung von Foto-, Video- und Tonaufnahmen von dir	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG, gesonderte Einwilligung, jederzeit widerrufbar
Veröffentlichung deiner journalistischen Beiträge im ecomag	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 13 der Teilnahmebedingungen
Aufnahme in die WhatsApp-Community für Teamende	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, freiwillige Einwilligung
Auswertung, über welche Wege Bewerbungen zu uns finden	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, freiwillige Angabe
Statistik und Auswertung gegenüber Fördergebern	Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO, in zusammengefasster, nicht personenbezogener Form

Freiwilligkeit: Die Angaben, die im Formular nicht als freiwillig gekennzeichnet sind, brauchen wir, um deine Bewerbung überhaupt bearbeiten und dich im Fall einer Zusage unterbringen zu können. Ohne sie ist eine Teilnahme nicht möglich. Alle anderen Angaben sind freiwillig, und wenn du sie weglässt, entstehen dir keine Nachteile.

4. Wer deine Daten bekommt

Innerhalb des Vereins bekommen deine Daten nur die Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen: die Geschäftsstelle, das Planungsteam der eco media days und die Teamenden, die vor Ort für Anmeldung, Verpflegung oder Notfälle zuständig sind. Teamende sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Außerhalb des Vereins geben wir Daten an folgende Empfänger weiter:

• Die Unterkunft – für Zimmerbelegung und Verpflegung. Übermittelt werden Name, Alter, An- und Abreisetag sowie die Ernährungsweise und, soweit du sie angegeben hast, ernährungsrelevante Allergien und Unverträglichkeiten. Eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt.
• Verkehrsunternehmen, insbesondere die Deutsche Bahn – soweit wir für dich eine Fahrkarte buchen. Übermittelt werden Name, Reisetag und Bahnhof.
• Workshop- und Exkursionspartner – nur die Teilnahmeliste des jeweiligen Angebots und nur, soweit der Partner sie für Zutritt und Werksschutz verlangt. Übermittelt werden Vor- und Nachname, bei Bedarf das Geburtsdatum. Das betrifft ausschließlich die Angebote, für die du dich selbst entschieden hast. Welche Partner das sind, steht noch nicht fest; sobald das Programm veröffentlicht ist, sind sie dort namentlich genannt.
• Fördergeber – im Rahmen des Verwendungsnachweises, in der Regel in zusammengefasster und anonymisierter Form. Soweit die Zuwendungsbedingungen namentliche Teilnahmelisten verlangen, übermitteln wir Name, Wohnort und Alter. Welche Fördergeber das Projekt unterstützen, steht auf unserer Partnerseite.
• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf – unser Hoster. Dort liegen die Website, das Anmelde- und Verwaltungssystem des Vereins und der Mailversand. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Systeme setzen wir für die Bewerbung nicht ein.
• Microsoft Ireland Operations Limited – wir bekommen eine Meldung über neue Bewerbungen in einen internen Microsoft-Teams-Kanal des Planungsteams. Übermittelt werden Vorname, Nachname, Alter, Wohnort sowie deine Angaben aus dem Formular zu Motivation, Anreise und Unterkunft. Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind davon ausgenommen.
• WhatsApp Ireland Limited – nur wenn du als Teamende oder Teamender ausdrücklich zustimmst, dass wir dich in die WhatsApp-Community aufnehmen. Dann wird deine Telefonnummer dorthin übertragen und ist für die anderen Mitglieder der Gruppe sichtbar. Ohne deine Zustimmung passiert das nicht.
• Betreiber sozialer Netzwerke – nur für Aufnahmen, in deren Veröffentlichung du gesondert eingewilligt hast. Welche Kanäle das sind, steht in der Einwilligung in Foto-, Video- und Tonaufnahmen.
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU: Microsoft und WhatsApp gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework); ergänzend gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Darüber hinaus findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

5. Wie lange wir deine Daten speichern

Bewerbungen, die abgelehnt wurden oder auf der Warteliste geblieben sind	spätestens sechs Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, du stimmst einer längeren Speicherung ausdrücklich zu
Motivationstexte	zusammen mit der Bewerbung
Stammdaten von Teilnehmenden und Teamenden	für die Dauer der Veranstaltung und danach nur, soweit sie Teil von Abrechnungs- oder Nachweisunterlagen sind
Gesundheits-, Allergie- und Notfallkontaktdaten	spätestens vier Wochen nach Veranstaltungsende
Abrechnungs- und Buchungsbelege, etwa zu erstatteten Fahrten	acht Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 AO)
Unterlagen, die Teil des Verwendungsnachweises gegenüber Fördergebern sind	fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, soweit der jeweilige Zuwendungsbescheid nichts anderes bestimmt
Nachweis von Einwilligungen	so lange, wie die Einwilligung gilt, und danach drei Jahre zur Abwehr von Ansprüchen (§ 195 BGB)
Foto- und Videoaufnahmen mit Einwilligung	bis zum Widerruf, danach Entfernung aus unseren eigenen Kanälen

6. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO: welche Daten wir über dich gespeichert haben
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO: falsche Daten korrigieren lassen
• Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO: deine Daten in einem gängigen Format zu erhalten
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen
• Widerruf von Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO, jederzeit und ohne Angabe von Gründen, mit Wirkung für die Zukunft. Das betrifft insbesondere die Foto- und Videoeinwilligung, die Gesundheitsangaben und die WhatsApp-Community.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Wende dich dafür an datenschutz@junge-presse.de.

Zuständige Aufsichtsbehörde nach dem Sitz des Vereins: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsortes wenden.

7. Automatisierte Entscheidungen

Über deine Bewerbung entscheiden Menschen. Eine automatisierte Einzelfallentscheidung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir setzen auch keine künstliche Intelligenz ein, um über Zusagen und Absagen zu entscheiden.

8. Änderungen dieses Hinweises

Wir passen diesen Hinweis an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die Fassung, die zum Zeitpunkt deiner Bewerbung auf der Website veröffentlicht war.

Stand: 23. August 2026